Как расставить приоритеты в жизни и на работе: 7 практических приемов

Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты – шикарная жизнь вам обеспечена. Сейчас мы опишем главные методы расстановки приоритетов.

Одна из самых больших проблем на работе и личной жизни – неправильно расставленные приоритеты. Рабочие нагрузки стремительно растут, и всё кажется важным. Однако истина в том, что часть работы, которую мы выполняем каждый день на деле выполнять не нужно, по крайней мере сразу.

• 

Научиться расставлять приоритеты – значит иметь больше времени каждый день, которое так ограничено. Это один из краеугольных камней производительности, и правильно расставленные приоритеты могут помочь по всем – от тайм менеджмента до баланса между работой и личной жизнью.

Сама суть приоритизации проста (нужно просто знать, какие дела необходимо выполнить, как их ранжировать), на самом деле это далеко не простой навык.

Чтобы упростить задачу, мы собрали в один список несколько лучших стратегий о том, как расставить приоритеты на работе и личной жизни.

❶

1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

• 

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

• 

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

1. Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
2. Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
3. Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

• 

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

1. В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
2. Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
3. Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

• 

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

• Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
• Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
• Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

5. Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

• 

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.

• 

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

• 

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.

Жизнь больше работы: Почему не стоит верить в миф о призвании или работа, которая будет всегда наравиться

 «КЕМ ТЫ ХОЧЕШЬ СТАТЬ?» — вопрос, над которым большинство из нас начинает размышлять едва ли не с детского сада. Всё, что нас окружает, как будто призывает не затягивать с решением — от обязательных тестов на профориентацию в школе до разговоров с близкими, которые делятся опытом, предлагают пойти тем же путём или, наоборот, не повторять их ошибок. С детства мы уверены, что это одно из самых ответственных решений, которые нам предстоит принять: от того, чем нам предстоит заниматься по сорок часов в неделю, напрямую зависит уровень нашего комфорта.

«Вы должны понять, что любите. Это справедливо и для вашей работы, и для личной жизни, — произнёс в 2005 году перед выпускниками Стэнфордского университета Стив Джобс. — Работа будет занимать значительную часть вашего времени, и единственный способ быть по-настоящему удовлетворённым тем, что вы делаете, — делать всё хорошо. А единственный способ делать свою работу хорошо — любить то, что вы делаете. Если вы это ещё не нашли, продолжайте искать. Не останавливайтесь». Имя Стива Джобса приходит к нам в голову едва ли не одним из первых, когда речь заходит о любви к работе — кажется, это самый явный пример того, как страсть к собственному делу может привести человека к невероятному успеху. Мы все слышали, что нужно «выбрать работу по душе, и тебе не придётся работать ни дня» или что достаточно заниматься любимым делом, а оно, в свою очередь, принесёт с собой признание и финансовый успех. Но на практике оказывается, что эта вроде бы простая схема работает далеко не во всех случаях: вокруг немало и тех, кто недоволен нынешней работой, и тех, кто вроде бы нашёл призвание, но никак не может начать зарабатывать на нём больше.

Конечно, никто не говорит, что не стоит искать «дело по душе» — любимые занятия и правда могут приносить результат. Например, исследование Университета Уорика, в котором приняли участие более 700 человек, показало, что довольные люди на 12 % эффективнее в работе, чем те, кто чувствуют себя менее счастливыми. Естественно, на настроение на работе может влиять не только то, чем мы непосредственно занимаемся, но любимые задачи явно принесут больше удовольствия, чем то, что вам совсем не интересно. Другое исследование показывает, что работа, которую человек считает осмысленной, может влиять на продуктивность — сотрудники в таких ситуациях начинают больше раскрываться и больше вовлекаются в то, что делают. Ещё одно исследование утверждает, что удовлетворённость работой влияет на результаты работы компании в целом; правда, делать однозначный вывод, что счастье сотрудников — главный мотивационный механизм в сфере труда, пока рано.

У любой работы, какой бы приятной
она ни была, обязательно будут и менее приятные аспекты, к которым придётся приспосабливаться или учиться их терпеть

Проблема в том, что у любой работы, какой бы приятной она ни была, обязательно будут и менее приятные аспекты, к которым придётся приспосабливаться или учиться их терпеть — просто потому, что работа в принципе отличается от отдыха. От монотонного ведения отчётности и составления смет до долгих планёрок или встреч с особенно недружелюбными клиентами — даже самая сильная любовь к делу не сможет превратить его в абсолютное развлечение. Ранние подъёмы, соблюдение рабочего режима и графика задач требуют силы воли и постоянства и мало вписываются в концепцию о том, что дело должно приносить радость всё время без остановки.

То, что видно со стороны, далеко не всегда отражает полную картину: как правило, мы обращаем внимание лишь на чужие результаты или наиболее заметные аспекты работы, не углубляясь в саму её суть. Журналистка Мия Токумицу написала книгу «Do What You Love and Other Lies About Success and Happiness», посвящённую культуре «безусловно любимой работы» и поисков собственного призвания. Её поразило, насколько эта культура завязана на визуальных образах: «Какое-то время я была подписана на несколько корпоративных аккаунтов в инстаграме. Их ведут отдельные люди, занимающиеся пиаром, или интерны, и они не просто выкладывают фотографии продуктов или событий, которые они продвигают. Часто они выкладывают фотографии рабочих поездок или рабочего процесса, например со съёмок каталога, представляя свою работу супервесёлой и радостной. Меня поразило, что они использовали фотографии своей работы, чтобы продавать продукцию». По её мнению, нередко такой «продающий» образ возникает только у «красивых» рабочих моментов и индустрий — всё, что не настолько презентабельно, остаётся за бортом.

Ещё одно частое мнение — «главное много и хорошо работать, и тогда успех придёт сам собой». Увы, в реальности карьера далеко не всегда складывается линейно. То, что то или иное занятие приносит нам удовольствие, ещё не означает, что мы окажемся в нём настолько лучше других, чтобы выдержать конкуренцию и получать за это достойную, на наш взгляд, компенсацию. Вспомните, как часто помимо историй успеха возникают и противоположные ситуации, когда у человека не получается монетизировать любимое дело — или не получается заниматься только им, оставаясь достаточно финансово свободным. Более того, то, что приносит вам удовольствие, не обязательно окажется самым выгодным для вас решением. Например, в списке сотни самых высокооплачиваемых знаменитостей по версии Forbes всего два писателя: Джоан Роулинг (42-я строчка) и Джеймс Паттерсон, известный по триллерам и детективам (16-я позиция). Очевидно, что по сравнению с другими сферами развлечений, возможность добиться огромного состояния здесь будет куда ниже. Конечно, ориентироваться по списку Forbes большинству из нас невозможно. Но средний уровень зарплат различается даже внутри одной отрасли — что уж говорить о разнице между отдельными профессиями. Маловероятно, что человек, посчитавший своим призванием работу воспитателя в муниципальном детском саду, когда-либо будет зарабатывать столько же, сколько руководитель IT-отдела — принцип «много и хорошо работать» не гарантирует, что что-то получится изменить.

Воспринимая работу как абстрактное «призвание», мы привыкли думать о ней в тех же терминах, которыми часто описывают партнёрские отношения и любовь в целом: «единственная», «раз и навсегда». Но, как и со стереотипами в отношениях, реальная картинка часто складывается совсем иначе: профессия может оказаться совсем не такой, как мы её представляли (наверняка у вас есть знакомые, бросившие учёбу в медицинском вузе после первого похода на вскрытие или первой практики), или в ней могут обнаружиться неприятные и даже болезненные моменты, которые невозможно обойти — скажем, невозможность расти и развиваться дальше, или уровень зарплат, выше которого, оставаясь на той же должности, подняться невозможно. Кроме того, мысль о призвании может задавать пространство для манипуляций со стороны работодателя: можно ли предъявлять какие-то претензии к «безоговорочно любимому» делу? На какие жертвы стоит идти во имя большой любви к призванию?

Странно ждать, что наши принципы, мысли
и желания останутся одинаковыми
на протяжении всего карьерного пути

К тому же рынок труда — подвижная сфера, и то, что было востребованным сегодня, не обязательно будет полезным завтра. Дело не только в частом страхе, что всех нас как специалистов заменят роботы (да и как именно автоматизация повлияет на разные сферы, пока неизвестно). Вполне возможно, что вы не знаете, что что-то может стать вашим «призванием», потому что этой сферы пока в принципе не существует. Например, ещё пятнадцать лет назад было сложно представить себе, насколько распространённой станет профессия блогера — а важных для неё платформ вроде инстаграма или телеграма и вовсе не существовало. На этом фоне гораздо более важными становятся не конкретные вещи, которыми вам нравится заниматься, а навыки и склонности в целом — неизвестно, что может пригодиться в той или иной ситуации. Более того, мы и сами меняемся: в тридцать пять и сорок пять требования, которые мы высказываем собственной профессии и работодателям, могут сильно отличаться от того, что мы хотим в двадцать. Странно ждать, что наши принципы, мысли и желания останутся одинаковыми на протяжении всего карьерного пути — или что нам тридцать-сорок лет подряд будет интересно делать одно и то же.

Опасность мифа о призвании в том, что он предлагает вроде бы простой ответ на трудный вопрос. Можно ли уместить всё, что вам интересно и что нравится вам в себе, в рамках одного ярлыка-названия профессии — или даже одной сферы? Стоит ли стремиться найти то «единственное», чему вы хотели бы посвятить свою жизнь, если вам интересны совсем разные вещи, несовместимые между собой? А если то, чему вы хотели бы посвятить свою жизнь, не приносит результатов, которых бы вам хотелось — готовы ли вы искать баланс между собственным комфортом и желанием заниматься именно этим? Или вместо «единственного» стоит искать просто интересное, любимое и достаточное?

Мы привыкли, что профессия — важная часть нашей идентичности: вспомните, как быстро в разговоре с новыми знакомыми вы узнаёте, кем они работают, и как часто разговоры с друзьями и партнёрами строятся вокруг событий в офисе. Конечно, невозможно не уделять внимание тому, на что вы тратите сорок часов и более в неделю — но едва ли вся ваша жизнь ограничивается этими сорока часами.